Die Zuständigkeit des Rates der Stadt Helmstedt sowie der Ortsräte von Barmke und Emmerstedt ist auf die sogenannten eigenen Angelegenheiten begrenzt. Hierbei handelt es sich um solche öffentlichen Angelegenheiten, deren selbstständige, von staatlichen Weisungen freie Wahrnehmung gestattet ist und die in der Stadt oder dem Ortsteil wurzeln oder auf sie einen spezifischen Bezug haben. Natürlich kann der Rat der Stadt Helmstedt sowie die Ortsräte nicht jede einzelne Problematik erörtern, da seine Mitglieder nur nach Feierabend ehrenamtlich tätig sind. Insofern ergeben die Kommunalverfassung, die Hauptsatzung und die Geschäftsordnung des Rates der Stadt Helmstedt einen bestimmten Rahmen von Entscheidungen, die dem Rat, den Ortsräten oder dem Verwaltungsausschuss zur Entscheidung vorbehalten sind.

Die Sitzungen des Verwaltungsausschusses, welcher die Entscheidungen des Rates unmittelbar vorbereitet, sind grundsätzlich nicht öffentlich.

Neben der notwendigen politischen Meinungsbildung in den Fraktionen und Arbeitskreisen der Fraktionen erfolgt die weitere Diskussion der anstehenden Entscheidungen in den Fachausschüssen des Rates. Die Zusammensetzung der einzelnen Fachausschüsse berücksichtigt dabei die Mehrheitsverhältnisse im Rat der Stadt Helmstedt.
Die Ergebnisse der Fachausschussberatungen werden dem Rat und dem Verwaltungsausschuss als Empfehlungen zur Entscheidung in der jeweiligen Angelegenheit vorgelegt.  Die Entscheidungsfreiheit des Rates wird hiervon allerdings nicht berührt.
In bestimmten, in der Geschäftsordnung des Rates fixierten Einzelfällen können die Ausschüsse anstelle des Rates der Stadt Helmstedt Entscheidungen treffen. Die Sitzungen der Fachausschüsse sind in der Regel öffentlich (für die Öffentlichkeit oder Nichtöffentlichkeit einzelner Tagesordnungspunkte gelten die gleichen Regelungen wie im Rat und den Ortsräten).