Neues Besucherleitsystem für den reibungslosen Ablauf des Publikumsverkehrs

Helmstedt. Mit dem Besucherleitsystem TEVIS startet die Stadt Helmstedt ein Servicesystem, das die Wartezeiten für Bürgerinnen und Bürger im Bürgerbüro optimiert und Termine besser koordiniert. „Auch mit diesem neuen System sind wir grundsätzlich für die Bürgerinnen und Bürger mit und ohne Termin erreichbar“, teilt Jenny Bode vom Bürgerbüro mit. Lediglich mittwochs und freitags ist das Bürgerbüro ausschließlich für diejenigen erreichbar, die vorher online einen Termin gebucht haben.   

„Neu ist, dass Bürgerinnen und Bürger, die ein Anliegen im Bürgerbüro erledigen möchten, nun eine Wartemarke über das Besucherleitsystem im Eingangsbereich ziehen müssen“, erläutert die zuständige städtische Fachbereichsleiterin Julia Höppner. Für online vorab gebuchte Termine gilt folgendes: „Diese Bürgerinnen und Bürger erhalten mit ihrer Onlinebuchung eine vierstellige Zahlenkombination und einen QR-Code. Sie können sich sowohl über den Scan des QR-Codes oder über die manuelle Eingabe der Zahlen am Terminal zum Termin anmelden“, erläutert Höppner.  

Das System bietet den vor Ort Wartenden zudem die Möglichkeit, durch den Scan des auf dem Warteticket aufgedruckten QR-Codes zu verfolgen, wie viele Wartende noch vor einem sind. Das bedeutet, dass der Wartende ggf. eine kurze Erledigung dazwischenzuschieben kann und danach wieder ins Bürgerbüro zurückkommt, ohne seinen Warteplatz „verschenkt“ zu haben. 

Durch die Sachbearbeitenden des Bürgerbüros erfolgt der Aufruf an den entsprechenden Schalter. „Der Wartende begibt sich dann eigenständig an den entsprechenden Schalter“, beschreibt Jenny Bode die Organisation des Leitsystems.     

Mit dem neuen Besucherleitsystem sollen die Arbeitsabläufe effektiver gestaltet und lange Warteschlangen vermieden werden. Bei Bedarf stehen die Kolleginnen und Kollegen im Bürgerbüro bei der Nutzung des neuen Systems gern hilfreich zur Seite. Auf ihrem Instagram-Kanal hat die Stadt Helmstedt zudem ein kurzes, unterhaltsames Video zum neuen Besucherleitsystem eingestellt.